Tienes un PDF. Pesa 35 MB. El servidor de correo solo permite archivos adjuntos de hasta 10 MB. Intentas comprimirlo con una herramienta cualquiera de internet, y te devuelve un archivo de 34,8 MB. Acabas de perder cinco minutos de tu tiempo sin sacar nada en claro.
Esto pasa constantemente. Y pasa porque casi todo el mundo busca "cómo arreglarlo" sin pararse a entender qué es lo que hace que el archivo sea tan pesado en primer lugar. Una vez que lo sabes, la solución es obvia.
Por qué tu PDF pesa tanto
Un PDF es un contenedor. Puede almacenar texto, imágenes, fuentes, gráficos vectoriales, campos de formularios, anotaciones, perfiles de color y una enorme cantidad de metadatos invisibles que se acumulan durante su creación. El peso del archivo depende casi enteramente de lo que hay dentro de él y de lo eficientemente que se haya guardado.
En la práctica, las imágenes son casi siempre las culpables. Cuando exportas un documento desde Word, InDesign o Illustrator, las imágenes se incrustan con la misma resolución que tenían en la fuente original. A menudo hablamos de 300 DPI (puntos por pulgada) o más, porque esa es la calidad exigida en imprenta. Una sola foto a página completa con calidad de impresión puede llegar a pesar entre 8 y 15 MB. Para un PDF que solo se va a leer en una pantalla, esto es un completo desperdicio de espacio. Las pantallas no necesitan más de 96 a 150 DPI. Y nadie hace tanto zoom en un PDF como para notar la diferencia.
Las tipografías o fuentes son el segundo motivo, aunque de forma menos exagerada. Para asegurar que el documento se vea exactamente igual en cualquier ordenador, los archivos de las fuentes se incrustan directamente dentro del PDF. Una sola familia tipográfica puede sumar de 200 a 500 KB. Si usas cinco fuentes distintas, ya tienes varios megas extras antes de haber metido una sola imagen.
Luego tenemos la hinchazón invisible: contenido borrado que no se ha purgado de verdad, el historial de los campos de los formularios, las miniaturas previas incrustadas, perfiles de color ICC, restos de JavaScript de formularios interactivos y todos los metadatos de las herramientas que han pasado por el archivo. El lector no ve nada de esto, pero está ahí, ocupando espacio.
Por último, algunos generadores de PDF simplemente crean estructuras de archivos ineficientes. Los datos están todos, pero mal colocados, como una maleta que has hecho con prisas en lugar de doblar bien la ropa.
Lo que funciona de verdad
Remuestrear (o re-escalar) las imágenes es lo único que te dará resultados reales. Una herramienta que comprima un PDF de verdad tomará las fotos integradas y las recodificará a un DPI menor, pasando las imágenes de 300 DPI a 150 o 96 DPI. De ahí vienen las reducciones del 60 u 80% en el tamaño del archivo. El texto seguirá siendo nítido porque en un PDF el texto se guarda como vectores, no como píxeles. Tu documento se verá igual en la pantalla.
Si no estás obteniendo ese nivel de compresión, es probable que la herramienta no esté haciendo esto. Algunos compresores online simplemente limpian la estructura del archivo y quitan unos pocos metadatos, con lo que te ahorras un 5 o un 15% del peso. No es que no sirva para nada, pero no te salvará cuando tienes que reducir de 35 MB a menos de 10 MB.
Re-exportar desde el archivo de origen es la opción más limpia cuando la tienes a mano. Si guardas el archivo original de Word o Google Docs, expórtalo usando "Guardar como PDF" en lugar de "Imprimir a PDF". No son lo mismo. "Imprimir a PDF" rasteriza todo, convirtiendo el texto vectorial en imágenes pixeladas; esto puede hacer que el archivo sea aún más pesado y elimina por completo la posibilidad de seleccionar el texto. La exportación nativa trata las fuentes e imágenes de manera mucho más inteligente.
Eliminar los elementos innecesarios te ayudará solo un poco. Si tienes un programa de edición de PDF, puedes quitar las miniaturas integradas, perfiles de color y metadatos. No es aquí donde vas a notar un gran cambio, pero si ya has comprimido las fotos y aún superas un poco el límite de tamaño, esto puede darte ese empujón extra.
Convertir documentos escaneados a escala de grises merece una mención porque la gente no suele caer en la cuenta. Si tienes un formulario escaneado o un contrato fotocopiado que es blanco y negro por naturaleza, no hay ninguna razón para que las fotos integradas se guarden en color (RGB). Pasarlo a escala de grises puede reducir la foto a la mitad.
Lo que no funciona
Volver a comprimir un PDF que ya ha sido comprimido no sirve de casi nada. Si alguien te manda un PDF que ya ha pasado por un compresor, volver a pasarlo ahorrará poquísimo y, probablemente, degradará la calidad visual. La primera compresión ya descartó la mayor parte de los datos redundantes.
Usar el truco de "Imprimir a PDF" para comprimir el archivo lo empeora aún más, por las razones que mencionamos antes.
Además, existen herramientas online que prometen comprimir los PDF pero en realidad solo reescriben la cabecera del archivo o quitan algún metadato. Si tu archivo de 35 MB te lo devuelven con 34,9 MB tras la "compresión", significa que no ha pasado nada. Un compresor de verdad debería reducirte al menos un 30 o 40% en un documento típico, y mucho más si las imágenes son las culpables.
Una pequeña aclaración sobre la pérdida de calidad
Para los archivos PDF que se van a leer solo en pantalla, una compresión a 150 DPI es prácticamente invisible. Tendrías que hacer un zoom escandaloso para poder ver la diferencia. A 96 DPI, el texto dentro de capturas de pantalla o fotos puede verse ligeramente más suave con un zoom extremo, pero a una escala normal de lectura se mantendrá perfecto. Los documentos que muestran una evidente pérdida de calidad tras la compresión suelen ser los que ya traían texto muy pequeño incrustado como imagen, como formularios escaneados. En esos casos, es mejor que te quedes en 150 DPI para asegurar una buena lectura y aún así ganar mucho espacio.
Si un PDF está compuesto sobre todo por gráficos, diagramas o ilustraciones llenas de pequeños detalles, ten más cuidado con el nivel de compresión. Si por el contrario es puro texto con alguna foto suelta, exprime la compresión al máximo. El tipo de contenido del archivo es más importante que una regla de DPI absoluta.
Lo que deberías comprobar primero
Antes de comprimir nada, abre el PDF y échale un vistazo a las propiedades del archivo. La mayoría de los visores de PDF te mostrarán el número de páginas, si el archivo está "linealizado" e incluso la lista de tipografías incluidas. Si tu archivo de 35 MB tiene 6 páginas y 12 tipos de letras distintas pero ni una sola imagen, la compresión de imágenes no te servirá de mucho. Tienes un problema de fuentes y de estructura. En ese caso, lo mejor es que lo vuelvas a exportar desde su programa original.
Pero si el archivo tiene fotos, por pocas que sean, ten por seguro que el problema de peso viene casi al 100% de ahí.